Attestations et autorisations de sécurité : questions fréquemment posées

Le but est de vérifier qui introduit les demandes. Ces informations ne sont pas conservées, mais le fait de travailler avec une gestion de rôles permet de spécifier qui peut introduire les demandes. La gestion des rôles se fait en interne dans votre organisation, l’Agence fédérale de Contrôle nucléaire (AFCN) n’a donc aucun contrôle là-dessus.

L’accès à la plateforme pour les “contrôles de Sécurité AFCN” est la plateforme CSAM. CSAM offre aux entreprises une interface pour organiser et gérer les rôles qu’elles souhaitent attribuer à leurs collaborateurs qui utilisent les applications du gouvernement belge, y compris pour ces applications. Les utilisateurs peuvent se connecter à CSAM à l'aide de technologies d’identification fréquemment utilisées et fiables, telles que e-ID ou ItsMe.

Si vous n'êtes pas familier avec la plateforme CSAM, nous vous recommandons de lire la documentation disponible dans différentes langues sur le site web CSAM. Pour un aperçu rapide du fonctionnement de la gestion des utilisateurs en CSAM, veuillez consulter les étapes décrites ci-dessous.

GESTION DES UTILISATEURS DANS CSAM (Veuillez consulter également ce lien où vous pourrez télécharger un guide "step-by-step") :

1. L’organisation désigne un administrateur d’accès principal. Si votre organisation utilise CSAM pour la première fois, cette phase doit être complétée par le représentant légal (CHEF de la direction).
   
   Pour information : Si vous ne savez pas qui est le représentant légal de votre entité juridique, vous pouvez consulter cette information sur le site Internet de la BCE (Recherche de numéro d'entreprise - BCE). Tapez votre numéro BCE dans la case correspondante et aller consulter la fiche de votre entité juridique. Toutes les personnes nommément désignées dans la rubrique « Fonctions » sont considérées comme représentant légal de l’entité juridique. Vous pouvez contacter l’helpdesk de la BCE : helpdesk.bce@economie.fgov.be pour toute demande de modifications de ces informations. Joignez une pièce justificative à votre demande afin que celle-ci soit traitée plus rapidement.
    
2. Seuls les représentants légaux des entités juridiques ont l’autorisation d’accéder au formulaire de demande. Ils peuvent cependant déléguer ce rôle à un membre de leur personnel via la gestion des rôles RMA (voir 3). Le gestionnaire d’accès principal peut désigner un ou plusieurs gestionnaires d’accès auxquels il peut confier un ou plusieurs domaines.
   • Note : Par définition, l'administrateur d’accès Principal est également administrateur d’accès pour tous les domaines. S’il est la seule personne à remplir ces rôles, aucun administrateur d’accès supplémentaire ne devrait être désigné.
   • Important : La plateforme pour les “contrôles de sécurité AFCN” appartient au domaine du SPF Intérieur. Lorsque vous désignez les administrateurs d’accès, assurez-vous qu’ils sont bien connectés à ce domaine,  afin que les administrateurs puissent gérer les rôles de cette fonctionnalité.
      
3. Un administrateur d’accès utilisera Ma Gestion des rôles eGov (RMA) pour attribuer les différents rôles aux utilisateurs appropriés au sein de la plateforme.
   
   Pour les demandes d’attestations de sécurité, d’autorisations d’accès et de reconnaissances d’habilitations de sécurité étrangères il s’agit du rôle “contrôles de sécurité AFCN”.

• Attention : il incombe à l'administrateur de l'accès de l’organisation de toujours s'assurer que les bons rôles soient attribués aux bons utilisateurs ! L’AFCN n’a aucune compétence dans la gestion des rôles et des utilisateurs des organisations utilisant la plateforme CSAM. 

En principe, les étapes 1 et 2 ne devront être effectuées que a) lors du premier enregistrement sur CSAM, ou b) à chaque fois qu’au sein de l’organisation l'administrateur d’accès principal ou un administrateur d’accès local doit être modifié.

L’étape 3 devra être effectuée à chaque fois qu’il faudra donner accès à la plateforme “AFCN Screening de Sécurité” à un nouvel utilisateur, ou quand les rôles d’un utilisateur existant doivent être modifiés ou supprimés.

Pour les demandes d’attestations de sécurité, d’autorisations d’accès et de reconnaissances d’habilitations de sécurité étrangères il s’agit du rôle “AFCN Screening de Sécurité”.

• Attention : Il relève de la responsabilité du Gestionnaire d’Accès de l’organisation de veiller à ce que les rôles adéquats soient attribués aux utilisateurs appropriés ! L’AFCN n’interviendra pas (et n’en a d’ailleurs pas le droit) dans la gestion des rôles et des utilisateurs des organisations utilisant la plateforme CSAM.

Vous pouvez indiquer que vous souhaitez l’attribution de ce rôle. Cette demande est ensuite adressée à la personne au sein de votre organisation qui est responsable de l’attribution des rôles. L’AFCN ne pourra pas y intervenir.

Vous recevrez un mail de confirmation dès que le rôle est attribué.

Aller sur le site web https://digital.belgium.be/iaf/hil/fanc-afcn/securityFileRequest/ ou cliquez directement ici.

Choisissez ensuite votre moyen d’authentification et suivez les instructions à l’écran.

• Attention : Les certificats commerciaux ne sont pas autorisés pour rentrer dans l’application.

​​​​​Lorsque l’écran ci-dessous apparaît, choisissez « Au nom d’une entreprise » étant donné que vous vous connectez en tant que représentant légal.

Le formulaire s’affichera ensuite.

Si vous n'êtes pas un représentant légal de l'entreprise, il faut alors que l'un d'eux vous attribue ce rôle afin de pouvoir accéder au formulaire.

Cette attribution de rôle se réalise en 2 étapes via la sécurité sociale et l'administration des rôles :

1. Désignation d’un gestionnaire d'accès principal
   Le représentant légal doit se rendre sur le lien suivant : https://www.csam.be/fr/gestion-gestionnaires-acces.html
   Si vous rencontrez un problème à cette étape, nous vous invitons à contacter le support de la Sécurité Sociale au 02 511 51 51.
2. Administration des rôles
   Le gestionnaire de rôle doit se rendre sur le lien suivant : https://iamapps.belgium.be/rma/generalinfo?redirectUrl=%2Frma%2F
   Le gestionnaire principal ou local de l'entreprise doit se connecter sur le site des rôles et suivre la procédure suivante en 3 étapes pour vous attribuer le bon rôle.
   https://www.aideacces.be/44.php?langue=FR

Une fois que le rôle de représentant légal vous a été attribué, allez sur le site web https://digital.belgium.be/iaf/hil/fanc-afcn/securityFileRequest/ ou cliquez directement ici.

Choisissez ensuite votre moyen d’authentification et suivez les instructions à l’écran.

• Attention : Les certificats commerciaux ne sont pas autorisés pour rentrer dans l’application.

Lorsque l’écran ci-dessous apparaît, choisissez « Au nom d’une entreprise » étant donné que vous vous connectez en tant que représentant légal.

Le formulaire s’affichera ensuite.

Le formulaire est disponible à l’adresse suivante :
https://digital.belgium.be/iaf/hil/fanc-afcn/securityFileRequest/.

Attention, le formulaire n’est pas supporté par « internet explorer ». Veuillez utiliser un autre navigateur.

Pour pouvoir utiliser ce formulaire, vous devez vous identifier avec votre e-ID ou par une  autre option décrite sur le site web.

Le formulaire ne peut être rempli que par des personnes identifiées sur la plateforme CSAM. Vous trouverez plus d'explications à ce sujet sous la question « Comment fonctionne la plateforme CSAM ? ».

Les personnes qui bénéficient du rôle adéquat peuvent se connecter à la plateforme avec leur e-ID et peuvent soumettre une demande à l’AFCN (AFCN Screening de Sécurité).

Le premier choix que vous propose le formulaire concerne le type de demande :

• Attestation de sécurité : une demande d'accès aux zones/documents nucléaires pour une personne résidant en Belgique ;
• Autorisation d'accès : une demande d'accès aux zones/documents nucléaires pour une personne NE résidant PAS en Belgique ;
• Reconnaissance d'une habilitation de sécurité étrangère : une reconnaissance qui n'est possible que si une personne possède déjà une habilitation de sécurité délivrée à l’étranger. Cette reconnaissance n'est valable que pour les zones/documents nucléaires et ne donne donc pas accès à des informations classifiées.

En fonction du choix effectué, il vous sera demandé de compléter certains éléments dans le formulaire ou d’en ajouter.

Vous devrez également choisir l’entreprise et l’officier de sécurité qui prendra la demande en charge. Il s’agit de la même personne que celle qui signera le document.

En fonction de l’objet de la demande et de la base juridique qui lui est associée, les données qu’il vous sera demandé de fournir varieront :

• Art. 5,§2,a AR Attestations de sécurité (Attestation de sécurité)/ Art. 13,§2,a AR Attestations de sécurité (autorisation d’accès) : Demande pour une personne qui travaille pour un sous-traitant d’un site nucléaire, l’accès est demandé pour une période inférieure ou égale à 12 mois (zone de sécurité Confidentiel) ou 15 mois (zone de sécurité Secret).
• Art. 5,§2,b AR Attestations de sécurité (Attestation de sécurité)/ Art. 13,§2,b AR Attestations de sécurité (autorisation d’accès) : Demande pour une personne qui travaille pour un sous-traitant d’un site nucléaire, l’accès est demandé pour une période supérieure à 12 mois (zone de sécurité Confidentiel) ou 15 mois (zone de sécurité Secret).
• Art. 5,§2,c AR Attestations de sécurité (Attestation de sécurité)/ Art. 13,§2,c AR Attestations de sécurité (autorisation d’accès) : Demande pour une personne qui travaille pour un sous-traitant d’un site nucléaire, l’accès est demandé pour une seule journée. 

En fonction du choix effectué, il vous sera demandé de compléter ou d’ajouter certains éléments. Veuillez compléter le tout le plus correctement possible.

• Attention : Une fois le formulaire complété et envoyé, votre demande n'est pas encore complète ! Vous recevrez le formulaire complété par courrier électronique. Ce formulaire doit alors être signé et uploadé au lien indiqué (dans le courrier électronique dans lequel vous est envoyé le formulaire).
   

Quelques conseils :

• Essayez d’utiliser un autre navigateur, le formulaire n’est pas supporté par « internet explorer » ;
• Il n’est pas possible d’envoyer un formulaire tant  que vous n’avez pas complété tous les éléments nécessaires.

Lors de chaque correction ou modification de la liste des officiers de sécurité, veuillez transmettre une mise à jour de la fiche d’entreprise à l’adresse : screening@fanc.fgov.be.

Veuillez modifier ces données en envoyant une mise à jour de la fiche d’entreprise à screening@fanc.fgov.be.

L’indication des zones ou l’accès est demandé doit certainement mentionner le site nucléaire ou le type de zone radiologique. Il faut également détailler le plus possible dans quelles zones exactement la personne sera amenée à travailler. Ces emplacements sont pris en compte lors de l’analyse du dossier.

La signature valide la procédure de screening.

L’officier de sécurité ou le gestionnaire des avis de sécurité valide via sa signature le ‘need to know’ et donc la nécessité que la personne a à avoir accès à des zones ou des documents spécifiques.

L’intéressé (si d’application) confirme être d’accord avec le fait qu’un screening sera réalisé.

Il est donc important que ces deux personnes signent elles-mêmes les documents et qu’elles soient conscientes de ce qu’elles signent.

Les signatures acceptées par l’AFCN sont les suivantes : une signature faite à la main et une signature avec l’eID en PDF. Si un document peut être signé par DocuSign avec une QES (Qualified Electronic Signature), il sera uniquement accepté si le document contient la confirmation qu’il a été signé de cette façon. 

Une signature copiée ou la photo d’une signature ne sont donc pas acceptées.

Si l’AFCN a des doutes sur l’authenticité d’une signature, le dossier sera jugé inadmissible. Lorsque vous combinez une signature manuscrite et une signature numérique, la signature numérique doit être mise en dernier afin que nous puissions lire les certificats numériques qui se trouvent dans le document. 

Le document qui doit être téléchargé est celui qui a été généré par le système (et que vous recevez donc par e-mail). Si cela n’est pas le cas, les données sur le formulaire de demande peuvent différer de celles introduites dans le système. Vu qu’il n’est pas certain que les données soient correctes, la demande sera jugée inadmissible.

Sur la plateforme en ligne, il vous sera demandé d’introduire les informations requises dans le formulaire de demande. L’officier de sécurité ou le gestionnaire des avis de sécurité recevra alors par courrier électronique le formulaire de demande sous sa forme correcte dans lequel figure toutes les informations fournies. Ce document devra encore être signé.

Les documents peuvent être signés numériquement (avec eID ou itsme) ou manuellement.

Les documents signés doivent ensuite être uploadés au lien prévu à cet effet (ce lien figure dans le courrier électronique du document).

Vous recevrez par courrier électronique une confirmation de la réception des documents numériques.

Vous recevrez ensuite un deuxième courrier électronique pour vous communiquer notre décision au sujet de la recevabilité de la demande :

• Si la demande est recevable : la vérification ou l'enquête démarre ;
• Si la demande est irrecevable : la procédure de demande s’arrête et nous vous demandons de recommencer la procédure.

La réponse définitive à votre demande vous est également envoyée par courrier électronique, accompagnée en pièce jointe de la décision pour votre dossier.

La communication est envoyée à l’officier de sécurité ou au gestionnaire des avis de sécurité renseigné. L'adresse électronique apparaît également sur le formulaire de demande. Si vous préférez fournir une adresse électronique générale, l’officier de sécurité ou le gestionnaire des avis de sécurité doit lui-même envoyer un courrier électronique à l’adresse screening@fanc.fgov.be.

Attention: Il incombe à l’officier de sécurité ou au gestionnaire des avis de sécurité de l’organisation de vérifier que seules les bonnes personnes ont accès à l’adresse électronique renseignée et reçoivent les documents relatifs aux avis de sécurité. L’AFCN ne peut être tenue responsable d’un éventuel problème à ce niveau.

Vous devez tout d’abord envoyer la fiche d’entreprise à l’adresse screening@fanc.fgov.be. Votre entreprise pourra être encodée dans le système numérique.

Votre entreprise bénéficiera alors d’un accès à la plateforme CSAM. Le fonctionnement de cette plateforme est expliqué sous la question « Comment fonctionne la plateforme CSAM ? ».

La facture correspondant aux avis de sécurité sollicités est envoyée chaque trimestre. Elle ne bloque donc pas le dossier en cours, mais l’absence de paiement d’une facture empêchera le traitement de demandes ultérieures.

L’avis de sécurité est une demande d’accès temporaire (ou en attendant une habilitation de sécurité).

L’autorisation d’accès est une demande d’accès sans screening qui peut être demandé pour des cas exceptionnels par un exploitant nucléaire ou par une entreprise de transport nucléaire (dans le cadre d’une urgence technique ou pour une visite officielle). 

La reconnaissance d’une habilitation de sécurité étrangère est une demande d’accès à des installations/ documents nucléaires pour une personne qui est en possession d’une habilitation de sécurité à l’étranger et qui n’a pas encore été reconnue par les autorités belges (ANS).

Une firme / un (candidat) officier de sécurité peut faire une demande à partir du moment où le processus afin d’obtenir une habilitation de sécurité d’entreprise est en enquête auprès des services de renseignement (ANS). Si une firme n’est pas en enquête, la demande auprès de l’AFCN sera jugée inadmissible.

On demande une preuve de la demande d’habilitation de sécurité. C’est-à-dire la preuve que le formulaire de demande a été soumis aux autorités compétentes. Le dossier doit donc déjà avoir été envoyé à l’ANS ou à une autorité étrangère avant que l’AFCN ne puisse accepter la preuve.

Il n’est pour l’instant pas possible de trouver un aperçu de vos demandes. Par demande, vous recevez un mail de confirmation. Il est donc possible de retrouver une certaine historique dans vos e-mails. Il incombe toutefois à l’officier de sécurité ou au gestionnaire des avis de sécurité de tenir à jour une liste avec les demandes.

L’AFCN est en train de voir s’il est toutefois possible de vous donner cette possibilité dans le futur.

Pour la demande d'un avis de sécurité pour une personne physique ne résidant pas en Belgique (non-résident), ou qui réside en Belgique depuis moins de 5 ans, nous tenons compte de plusieurs cas possibles. Ci-après vous trouverez pour un certain nombre de cas une liste de documents (par ordre de pertinence) qui doivent être fournis à l’AFCN afin de pouvoir faire une vérification de la fiabilité de la personne.

Il faut dans tous les cas fournir une copie de la carte d’identité / du passeport de la personne. 

1^er scénario

Un non-résident ou un résident récent sans habilitation de sécurité ayant besoin d’un accès régulier pendant une période longue (directive > 12 mois).

Documents nécessaires : demande d'avis de sécurité avec en annexe deux documents :

1. Une preuve de la demande d’une habilitation de sécurité pour l’accès aux zones de sécurité, la matière nucléaire et les documents nucléaires (dans le pays où la personne réside en permanence), qui est composé d’un certificat établi par l’autorité compétente du pays de sa résidence principale, OU (si ceci n’est pas faisable) un certificat établi par l’employeur et signé par l’officier de sécurité de la firme.
2. Une preuve que l’intéressé a eu accès de manière régulière à une ou plusieurs installation(s) nucléaire (s) dans le pays de résidence lors des six derniers mois. Les documents acceptés sont les suivants :
   • Un certificat établi par les autorités compétentes du pays où la personne a sa résidence principale ;
   • Un aperçu dosimétrique officiel ;
   • Une attestation établie par l’employeur et validée par les autorités compétentes du pays où l’intéressé a sa résidence principale ;
   • Une attestation établie par l’employeur et signée par l’officier de sécurité.

2^e scénario :

Un non-résident ou un résident récent sans habilitation de sécurité, n’ayant pas besoin d’un accès aux installations nucléaires dans le pays où l’intéressé a sa résidence principale, mais qui doit avoir accès régulièrement aux installations belges ou aux zones de sécurité d’une installation belge  pendant une période longue (directive > 12 mois).

Documents nécessaires : demande d’attesation de sécurité avec en annexe ces deux documents :

1. Une preuve de la demande d’une habilitation de sécurité pour l’accès aux zones de sécurité, la matière nucléaire et les documents nucléaires (dans le pays où la personne a sa résidence principale), cela consiste en un certificat établi par l’autorité compétente du pays où la personne a sa résidence habituelle, OU (si ceci n’est pas disponible) un certificat établi par l’employeur et signé par l’officier de sécurité de la firme.
2. Un extrait du casier judiciaire du pays où la personne a sa résidence principale (certificat de bonne vie et mœurs).

3^e scénario : 

Un non-résident ou un résident récent sans habilitation de sécurité ayant besoin d’un accès occasionnel aux installations nucléaires belges ou aux zones de sécurité d’une installation belge pendant une courte période (directive < 12 mois).

Documents nécessaires : demande d'avis de sécurité avec en annexe :

1. Une preuve que l’intéressé a eu accès à une ou plusieurs installations nucléaires dans le pays ou la personne a sa résidence principale :
   • Un certificat établi par les autorités compétentes du pays dans lequel l’intéressé réside principalement ;
   • Un aperçu dosimétrique officiel ;
   • Une attestation établie par l’employeur et validée par les autorités compétentes du pays dans lequel l’intéressé a sa résidence habituelle ;
   • Une attestation établie par l’employeur et signée par l’officier de sécurité.

Dans le secteur nucléaire, une nouvelle demande d’avis de sécurité peut être faite au plus tôt 3 ans après la date d’échéance de l’ancien avis de sécurité. 

4^e scénario :

Un non-résident ou un résident récent sans habilitation de sécurité n’ayant pas besoin d’un accès aux installations nucléaires du pays où il/elle réside habituellement mais ayant besoin d’un accès occasionnel aux installations nucléaires belges ou aux zones de sécurité d’une installation belge pendant une courte période (directive <12 mois).

Documents nécessaires : demande d'avis de sécurité avec en annexe le document suivant :

1. Un extrait du casier judiciaire du pays où la personne a sa résidence principale (certificat de bonne vie et mœurs).

Dans le secteur nucléaire, une nouvelle demande d’avis de sécurité peut être faite au plus tôt 3 ans après la date d’échéance de l’ancien avis de sécurité. 

5^e scénario

Un non-résident ou un résident récent sans habilitation de sécurité, qui doit avoir accès aux zones de sécurité d’une installation belge pendant une période de moins de 6 heures, pour des travaux ou une visite.

Documents nécessaires : demande d'avis de sécurité avec en annexe :

1. Une preuve que l’intéressé a eu accès à une ou plusieurs installation(s) nucléaire (s) dans le pays de résidence lors des douze derniers mois :
   • Un certificat établi par les autorités compétentes du pays ou l’intéressé réside habituellement ;
   • Un aperçu dosimétrique officiel ;
   • Une attestation établie par l’employeur et validée par les autorités compétentes du pays dans lequel l’intéressé a sa résidence habituelle ;
   • Une attestation établie par l’employeur et signée par l’officier de sécurité.

Cette demande ne peut être renouvelée que 2 fois sur l’année, autrement la demande d’une habilitation de sécurité est requise.

6^e scénario

Un non-résident ou un résident récent sans habilitation de sécurité, n’ayant pas besoin d’un accès aux installations nucléaires dans le pays où l’intéressé a sa résidence principale, mais qui doit avoir accès régulièrement aux installations belges ou aux zones de sécurité d’une installation belge  pendant une période de moins de 6 heures pour des travaux ou une visite.

Documents nécessaires : demande d'avis de sécurité avec en annexe :

1. Un extrait du casier judiciaire du pays où la personne a sa résidence principale (certificat de bonne vie et mœurs).

Cette demande ne peut être renouvelée que 2 fois sur l’année, autrement la demande d’une habilitation de sécurité est requise.

Les documents sont acceptés dans les langues suivantes : Français, Néerlandais, Allemand, et Anglais.

Si le document est établi dans une autre langue, la traduction jurée doit être annexée.